QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ YÊU CẦU CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

I. MỤC ĐÍCH

  • Quy trình này nhằm quy định việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu cá nhân, đảm bảo tính thống nhất, kịp thời và tuân thủ quy định pháp luật.

II. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG:

  • Phạm vi: Quy trình này điều chỉnh toàn bộ các hoạt động thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân trong phạm vi Công ty.
  • Đối tượng áp dụng: Quy trình này áp dụng cho mọi chủ thể dữ liệu được Công ty quản lý, bao gồm: nhân viên, ứng viên, khách hàng và đối tác.

III. TRÌNH TỰ GIẢI QUYẾT CÁC YÊU CẦU CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU

  1. Quy trình gửi yêu cầu:
  • Bước 1: Tải biểu mẫu và điền thông tin
  • Bước 2 : Gửi biểu mẫu và tài liệu liên quan:
    • ​Chủ thể dữ liệu cá nhân gửi Phiếu yêu cầu thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân kèm theo tài liệu chứng minh, xác thực danh tính của mình cho LG VINA qua các kênh bên dưới.
    • Qua Email: admin@lgvina.com.vn
    • Qua bưu điện hoặc trực tiếp tại:
      1. Văn phòng CÔNG TY TNHH MỸ PHẨM LG VINA
      2. Địa chỉ liên hệ: Tầng 3A, 138-142 Hai Bà Trưng, Phường Sài Gòn, Thành Phố Hồ Chí Minh
      3. Bộ phận tiếp nhận: Phòng Hành chính - Nhân sự
  • Lưu ý: 
    • Hồ sơ xác thực danh tính: Chủ thể dữ liệu cung cấp bản chụp CCCD/Hộ chiếu (nếu gửi qua email) hoặc bản sao có chứng thực (nếu gửi qua đường bưu điện).
    • Thẩm quyền xác minh: Để đảm bảo an toàn thông tin, LG VINA có quyền yêu cầu chủ thể thực hiện thêm các bước xác minh danh tính cần thiết trước khi chính thức thụ lý yêu cầu. Trong trường hợp Chủ thể dữ liệu cá nhân thực hiện quyền yêu cầu xóa/ rút lại sự đồng ý/ hạn chế xử lý dữ liệu/phản đối xử lý dữ liệu, thì các hạn chế, hậu quả tại Mục 8.3 Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của LG Vina có thể xảy ra.
  1. Quy trình xử lý yêu cầu:​
  • Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Trong thời hạn 2 ngày làm việc, bộ phận tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu và phản hồi cho chủ thể dữ liệu theo một trong các trường hợp sau

  • Trường hợp hồ sơ đầy đủ: Gửi email xác nhận tiếp nhận, cung cấp thông tin về thủ tục và hẹn ngày trả kết quả.

Biểu mẫu: Mẫu PL1 - 2a (Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả).

  • Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ: Gửi thông báo hướng dẫn chủ thể dữ liệu bổ sung, hoàn thiện thông tin.

Biểu mẫu: Mẫu PL1 - 2b (Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ).

  • Trường hợp yêu cầu không hợp lệ hoặc không thuộc phạm vi giải quyết: Gửi thông báo từ chối và nêu rõ lý do.

Biểu mẫu: Mẫu PL1 - 2c (Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ).

Lưu ý: LG Vina, trong khuôn khổ tuân thủ pháp luật, có quyền từ chối các yêu cầu rút lại sự đồng ý, yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân trong trường hợp việc xử lý dữ liệu nhằm phục vụ các mục đích sau:

  • Thực hiện nghĩa vụ pháp lý: Lưu trữ hồ sơ thuế, bảo hiểm xã hội, báo cáo lao động định kỳ theo luật định.
  • Bảo vệ tính mạng/Sức khỏe: Xử lý trong tình huống khẩn cấp liên quan đến an toàn của chủ thể hoặc cộng đồng.
  • Các trường hợp khác theo quy định pháp luật
  • Bước 2: Thực hiện theo yêu cầu của chủ thể dữ liệu

Sau khi xác nhận yêu cầu hợp lệ tại Bước 1, bộ phận phụ trách tiến hành thực hiện theo nội dung yêu cầu. Thời hạn xử lý cụ thể như sau:

STT

Yêu cầu của Chủ thể dữ liệu

Thực hiện theo yêu cầu của chủ thể dữ liệu

Tiêu chuẩn

Gia hạn

 

Trường hợp tự xử lý

Trường hợp cần yêu cầu bên thứ 3 xử lý

1

Rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân

15 ngày

20 ngày

15 ngày

2

Hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân

3

Phản đối xử lý dữ liệu cá nhân 

4

Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân

10 ngày

15 ngày

10 ngày

5

Cung cấp dữ liệu cá nhân

6

Xóa dữ liệu cá nhân

20 ngày

30 ngày

20 ngày

7

Thực hiện các biện pháp, giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân

15 ngày

15 ngày

15 ngày

Lưu ý: Việc gia hạn chỉ thực hiện tối đa 01 lần; thời gian gia hạn không quá 15 ngày; phải thông báo cho chủ thể dữ liệu cá nhân lý do cần gia hạn và chịu trách nhiệm chứng minh việc gia hạn là cần thiết, hợp lý.

Biểu mẫu liên quan:

Mẫu PL1 – 2d: Phiếu gia hạn xử lý hồ sơ.

Mẫu PL1 – 1: Phiếu yêu cầu thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân

 

PHIẾU YÊU CẦU THỰC HIỆN QUYỀN CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU

 

Kính gửi: CÔNG TY TNHH MỸ PHẨM LG VINA (LG VINA)

THÔNG TIN CÁ NHÂN YÊU CẦU THỰC HIỆN QUYỀN CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU:

Họ, tên cá nhân yêu cầu thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu

 

Người đại diện/Người giám hộ1

 

 

Số CMTND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu

 

Ngày cấp:

 

Nơi cấp:

 

Nơi cư trú

 

 

Số điện thoại

 

 

Email nhận thông báo/kết quả 3

 

 

 

YÊU CẦU THỰC HIỆN QUYỀN CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU:

Là chủ thể dữ liệu (hoặc người đại diện/ người giám hộ của chủ thể dữ liệu), tôi yêu cầu thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu như sau:

(Chọn đánh dấu [X] vào ô yêu cầu phù hợp và điền các thông tin vào hàng Yêu cầu cụ thể tương ứng với ô đã chọn)

Quyền của chủ thể dữ liệu

Yêu cầu cụ thể

Ghi chú

Rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân

 

O

Nêu rõ yêu cầu rút lại sự đồng ý những dữ liệu cá nhân nào và  lý do:

 

 

 

 

 

 

Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý dữ liệu đã được đồng ý trước khi rút lại sự đồng ý. 

 

Quyền “Rút lại sự đồng ý” không thể thực hiện trong trường hợp việc xử lý dữ liệu cá nhân không cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.

Hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân

 

O

Nêu rõ phạm vi hạn chế và lý do:

 

 

 

 

 

 

Quyền “Hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân” không thể thực hiện trong trường hợp việc xử lý dữ liệu cá nhân không cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.

Phản đối xử lý dữ liệu cá nhân 

O

Nêu rõ lý do:

 

 

 

 

 

 

 

Quyền “Phản đối xử lý dữ liệu cá nhân ” không thể thực hiện trong trường hợp việc xử lý dữ liệu cá nhân không cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.

Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân

 

O

Nêu rõ, cụ thể các nội dung yêu cầu chỉnh sửa cụ thể, lý do điều chỉnh, và đính kèm các tài liệu chứng minh:

 

 

 

 

 

 

Chủ thể dữ liệu cần cung cấp bản chụp/bản sao tài liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp để làm căn cứ điều chỉnh

Cung cấp dữ liệu cá nhân

 

O

Nêu rõ tên chủ thể dữ liệu cần cung cấp:

 

 

 

 

 

Nêu rõ mục đích:

 

 

 

 

Yêu cầu cung cấp lần thứ (đánh dấu X vào ô phù hợp):

    O     Lần đầu

    O     Khác: ……… (ghi rõ số lần đã yêu cầu)

 

 

Số lượng bản:

 

 

Phương thức nhận dữ liệu cá nhân ((đánh dấu X vào ô phù hợp và cung cấp thông tin tương ứng)

    O   Nhận tại LG Vina (địa chỉ: Tầng 3A, 138-142 Hai Bà Trưng, Phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh

    O   Nhận qua bưu điện (ghi rõ địa chỉ nhận) (Lưu ý: LG Vina sẽ gửi chuyển phát có hồi báo và người nhận phải trả phí cho đơn vị chuyển phát):

    O    Qua Email: (ghi rõ địa chỉ nhận):

 

    O     Phương thức khác (ghi rõ):

 

 

 

 

Xóa dữ liệu cá nhân

 

O

Nêu rõ phạm vi và mục đích:

 

 

 

 

 

 

 

Thực hiện các biện pháp, giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân

O

Nêu rõ lý do , biện pháp/giải pháp yêu cầu và mục đích:

 

 

 

 

 

Tài liệu kèm theo yêu cầu (nếu có, vui lòng liệt kê):

 

Bằng cách gửi yêu cầu, tôi xác nhận:

  • Các thông tin cung cấp trong Phiếu yêu cầu này là chính xác;
  • Tôi đồng ý để LG Vina bắt đầu quy trình xử lý dữ liệu cá nhân để xử lý yêu cầu về thực hiện quyền của Chủ thể dữ liệu cá nhân tại Phiếu yêu cầu này, theo đúng quy định pháp luật, quy định nội bộ của LG Vina và Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của LG Vina.

 

…….., ngày…. tháng…. năm ……

 

 

NGƯỜI YÊU CẦU
(Ký, ghi rõ họ tên)2

 

 

 

 

1 Theo quy định của Bộ luật Dân sự về người đại diện, người giám hộ đối với người yêu cầu cung cấp thông tin là người chưa thành niên, người hạn chế năng lực hành vi dân sự, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi...

2 Trường hợp thực hiện yêu cầu thực hiện quyền của trẻ em từ 7 tuổi trở lên thì cần có chữ ký của trẻ em và của cha, mẹ hoặc người giám hộ.

 

Mẫu PL1 - 2a. Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

 

Số:…../BVDLCN- TN                                                                                                                                 ………...., ngày …… tháng …… năm ……

 

PHIẾU TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ HẸN TRẢ KẾT QUẢ

 

Công ty TNHH Mỹ Phẩm LG Vina đã tiếp nhận hồ sơ của:

 

Ông/bà: …………………………………………………………………………………………….

Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………..

Số điện thoại: ……………………………….Email: ……………………………………………..

 

Nội dung yêu cầu giải quyết: …………………………………………………………………….

 

Thành phần hồ sơ nộp gồm:

  1. Phiếu Yêu Cầu  Thực Hiện Quyền Của Chủ Thể Dữ Liệu;
  2. ……………………………………………………………………….;
  3. ………………………………………………………………………;

Số lượng hồ sơ:…………….(bộ)

Mã hồ sơ:        …………………………………………………………………….

Thời gian giải quyết hồ sơ là: ...............ngày kể tư ngày nhận hồ sơ.

Thời gian nhận hồ sơ: ....giờ.... phút, ngày … tháng ...năm....

 

 

 

Người tiếp nhận hồ sơ: …………………………………………………………………………..

 

Mẫu PL1 - 2b:  Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

 

Số:……../ BVDLCN- HDHS                                                                                 ………….., ngày …… tháng …… năm ……

 

PHIẾU YÊU CẦU BỔ SUNG, HOÀN THIỆN HỒ SƠ

 

Công ty TNHH Mỹ Phẩm LG Vina thông báo đến:

 

Ông/bà: ………………………………..……………………………………………………………………

Mã hồ sơ: ………………………………..………………………………………………………………….

Nội dung yêu cầu giải quyết: …………………………………………………………………………….

Địa chỉ: ………………………………………….…………………………………………………………..

Số điện thoại…………………………………..Email:…………………….………………………………

Yêu cầu hoàn thiện hồ sơ gồm những nội dung sau:

  1. ......................................................................
  2. ………………………………………………
  3. …………………………………………………….

Lý do: ………………………………………………………………………………………………

Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ nếu có vướng mắc, Ông/Bà liên hệ với ……………………….. số điện thoại ………………………. để được hướng dẫn./.

Người hướng dẫn: ………………………………………………………………………..………………..

 

 

Mẫu PL1 – 2c: Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

 

Số:……../ BVDLCN- TC                                                                                             ………….., ngày …… tháng …… năm ……

 

PHIẾU TỪ CHỐI TIẾP NHẬN GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

 

Công ty TNHH Mỹ Phẩm LG Vina thông báo đến:

Ông/bà: …………………………………………………………………………………………….

Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………..

Số điện thoại: ……………………………….Email: ……………………………………………..

Nội dung yêu cầu giải quyết: …………………………………………………………………….

Qua xem xét, Công ty TNHH Mỹ Phẩm LG Vina thông báo không tiếp nhận, giải quyết hồ sơ này với lý do cụ thể như sau:

……………………………………………………………………….………………………………………

……………………………………………………………………………….………………………………

……………………………………………………………………………………….………………………

Xin thông báo cho Ông/Bà được biết và thực hiện./.

 

Người tiếp nhận hồ sơ: …………………………………………………………………………..

 

Mẫu PL1 – 2d: Phiếu gia hạn xử lý hồ sơ

 

PHIẾU GIA HẠN XỬ LÝ HỒ SƠ

 

 

Kính gửi Ông/Bà:................................................................................

 

Ngày...tháng...năm ..., Công ty TNHH Mỹ Phẩm LG Vina tiếp nhận giải quyết hồ sơ mã số …………………… của Ông/Bà.

Thời gian giải quyết hồ sơ đã thông báo là: ...............ngày kể tư ngày nhận hồ sơ.

 

Tuy nhiên, do tính chất, mức độ phức tạp của yêu cầu và hồ sơ, cụ thể là:

 

Lý do:

……………………………………………………………………….………………………………………

……………………………………………………………………………….………………………………

……………………………………………………………………………………….………………………

Vì vậy, thời gian xử lý hồ sơ cần phải gia hạn thêm …………………… ngày kể từ ngày ……………………

Nếu có vướng mắc, Ông/Bà liên hệ với ……………………….. số điện thoại ………………………. để được hỗ trợ.

Mong nhận được sự thông cảm của Ông/Bà.

Người xử lý hồ sơ: ………………………………………………………………………..………………..